Zarządzanie jakością nadal ma znaczenie

W przeszłości jakość miała znaczenie dla organizacji…

Kilkanaście lat temu dużo organizacji stawiało na pozyskiwanie certyfikatów potwierdzających zgodność ich organizacji z normami ISO. Główną rolę odgrywał certyfikat zgodności „zarządzanie jakością” w organizacji, czyli Norma ISO 9001. Było to spowodowane chęcią wyróżnienia się na tle konkurencji, jak również i wymaganiami stawianymi w wielu postępowaniach przetargowych. Z biegiem lat temat certyfikacji się zmieniał rozszerzając ich przekrój o kolejne certyfikaty takie jak np. ISO 27001. W 2018 roku weszło w życie RODO i spowodowało to, że duża część organizacji zapomniała o jakości, tylko zaczęła stawiać na przewagę konkurencyjną w oparciu o spełnienie wymagań w zakresie ochrony danych osobowych.

Zarządzanie jakością jest korzystne…

Ochrona danych osobowych jest ważna. I to nie tylko dla organizacji, ale dla każdego z nas. Trzeba jednak pamiętać, że jest ona obowiązkowa, więc traktowanie jej jako przewagę konkurencyjną może być ciężkie. Oczywiście wdrożenie normy ISO 27001 związanego z zarządzaniem bezpieczeństwem informacji też jest kluczowe i wskazuje, że firma dba o informacje jakie są przez nią przetwarzane. Czy zarządzanie jakością też się tutaj wpisze? W mojej ocenie tak. W najprostszym ujęciu system zarządzania jakością to zbiór procesów, norm i funkcji biznesowych mających na celu ciągłe doskonalenie jakości, aby zapewnić spełnienie lub przekroczenie oczekiwań i wymagań klientów. Wyrażone jako ramy zorganizowanych struktur, metod, technik, polityk, procedur, procesów i zasobów, systemy zarządzania jakością są również metodami, dzięki którym firmy mogą zapewnić, że harmonogramy, relacje, umowy i porozumienia są na równi z normami środowiskowymi, żywnościowymi i bezpieczeństwa produktów. Posiadanie dobrze funkcjonującego systemu zarządzania jakością, będzie zatem wymierną korzyścią dla organizacji. Wymierną, bo zwiększa lojalność klientów.

Standard w nowoczesnych organizacjach…

Jak wspomniałem wyżej, kiedyś zarządzanie jakością było standardem. Było dobrze widziane i odbierane przez klientów. We współczesnym świecie część organizacji o tym zapomniała, ale są jeszcze takie, które wiedzą, że nie tylko RODO czy ISO 27001 jest ważne, ale również właśnie zarządzanie jakością. Przykładem mogą być agencje ochrony, które stawiają na swój rozwój i chcą zyskiwać na tle konkurencji. Te nastawione na nowoczesność posiadają Inspektora Ochrony Danych, Pełnomocnika ds. Bezpieczeństwa Informacji oraz Pełnomocnika ds. zarządzania jakością. Skoro agencje ochrony stawiają na jakość, to uważam, że wszystkim firmom produkcyjnym też powinno zależeć na tym, aby ich produkty były odbierane jak najlepiej.

Pełnomocnik ds. zarządzania jakością nie jest już wymagany…

System Zarządzania Jakością pozwala osiągnąć wydajność operacyjną, doskonalić organizację, ograniczać koszty, zdobywać przewagę konkurencyjną i poprawiać wizerunek firmy. W ramach nowelizacji normy ISO 9001 pojawił się brak obowiązkowego wyznaczenia Pełnomocnika ds. zarządzania jakością. To, że nie ma obowiązku nie oznacza jednak, że wdrażając system nie będziemy potrzebowali kogoś kto nam w tym pomoże. Dalej, już po wdrożeniu, ktoś musi tego pilnować, nadzorować czy podejmować właściwe działania w przypadku niezgodności. Norma ISO 9001:2015 pozwoliła na to, aby rolę pełnomocnika przejął zarząd. Z pragmatycznego punktu widzenia się to jednak nie sprawdza. Organ ten ma często tyle różnych obowiązków, że tej roli nie poprowadzi dobrze. Więc decydując się na wdrożenie systemu zarządzania jakością warto pomyśleć o tym kto później będzie pełnił rolę nadzorcy nad jego prawidłowym funkcjonowaniem.

Pełnomocnik ds. zarządzania jakością pomoże nam…

Prawidłowy proces wdrożenia systemu zarządzania jakością zapewni organizacji wiele dodatkowych korzyści. Jednakże, aby te korzyści utrzymać to ktoś musi całym procesem prawidłowo zarządzać. I pomimo braku wymogu wyznaczenia pełnomocnika, warto mieć w zespole kogoś kto będzie wiedział, jak pilnować, aby system działał prawidłowo. Zwłaszcza w sytuacji, w której zdecydujemy się na jego certyfikację, bo audyty certyfikacyjne będą wymagać spełnienia wymagań w 100%. Podstawowymi zadaniami osoby sprawującej nadzór są:

• zapewnienie sprawnego wdrożenia procedur oraz nadzór nad poprawnością ich bieżącej realizacji w organizacji;
• informowanie zarządu organizacji o postępach związanych z realizacją zadań z obszaru zarządzania jakością;
• informowanie pracowników o wymogach i propagowanie standardów projakościowych oraz pro klienckich w organizacji;
• nadzór nad audytami wewnętrznymi;
• nadzór nad działaniami korygującymi i oceną ryzyka, i szans;
• i inne.

Wszystko zaczyna się od prawidłowego wdrożenia systemu zarządzania jakością…

Jeżeli wśród naszych czytelników są organizacje chcące nadal zyskiwać przewagę konkurencyjną to myślę, że warto, aby rozważyły powrót „do korzeni”. Czyli do czasów, kiedy w organizacjach funkcjonowały zintegrowane systemy zarządzania opierające się m.in. na zarządzaniu jakością czy bezpieczeństwem informacji. We wdrożeniu zarządzania jakością na pewno może pomóc wiele firm zewnętrznych posiadających doświadczenie w tego typu usługach. Również firma Inspektorzy ODO posiada usługę Wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością. Jeśli chcecie mieć dodatkową wartość swojej organizacji dla klientów, warto rozważyć wdrożenie tego systemu. Uważam, że należy powierzyć go firmie, która nie tylko zna się na zarządzaniu jakością, ale również zarządzaniu bezpieczeństwem informacji czy ochroną danych osobowych, dzięki czemu łatwiej jej będzie skorelować wszystko w ramach jednej pełnej zgodności.