Ochrona danych osobowych, a outsourcing usług  

Jak zapewnić zgodność z przepisami RODO 

Outsourcing usług stał się nieodłącznym elementem dzisiejszego biznesu. Umożliwia firmom koncentrację na ich głównych kompetencjach i zwiększa efektywność operacyjną. Jednak w erze coraz większej liczby regulacji, m.in. dotyczących ochrony danych osobowych, takich jak Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO), zlecanie przetwarzania danych osobowych firmom zewnętrznym stawia przed przedsiębiorstwami dodatkowe wyzwania związane z ochroną danych. 

Wprowadzenie 

Outsourcing IT, obsługi klienta czy zarządzania zasobami ludzkimi staje się coraz powszechniejszy. Ponieważ umożliwia firmom osiągnięcie oszczędności czasu, zasobów i kosztów. Organizacje muszę pamiętać, że udostępniając (powierzając) dane osobowe podmiotom zewnętrznym, muszą zachować należytą ostrożność, aby zapewnić, że ich dane są nadal bezpieczne i zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. 

Zgodność z RODO w outsourcingu usług 

Przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych jest kluczowym elementem w procesie outsourcingu usług. Zgodnie z RODO, firma nadal pozostaje odpowiedzialna za dane osobowe, nawet jeśli zostały one powierzone podmiotowi zewnętrznemu do przetwarzania. Dlatego istotne jest, aby podczas zawierania umów z dostawcami usług uwzględniać odpowiednie klauzule dotyczące ochrony danych oraz wymagania dotyczące zabezpieczeń. 

Wybór zaufanego dostawcy 

Kluczowym krokiem przy outsourcingu usług, zwłaszcza tych związanych z przetwarzaniem danych osobowych, jest wybór zaufanego dostawcy. Firma powinna dokładnie zbadać potencjalnych dostawców pod kątem ich praktyk związanych z bezpieczeństwem danych, zgodnością z wymaganiami RODO. Czyli doświadczeniem w obszarze ochrony danych osobowych. Powierzając przetwarzanie danych, powinniśmy bowiem zadbać o to, aby korzystać z takich dostawców, który zapewnią odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych. Uchybienia w tym obszarze będą natomiast obciążać administratora. 

Określenie zakresu usług i umowy przetwarzania danych osobowych 

W przypadku usług, których wykonanie ma polegać na przetwarzaniu danych osobowych na zlecenie przedsiębiorcy, przy negocjacji umów, należy skupić się nie tylko na kwestiach biznesowych, ale też na regulacjach zasad przetwarzania danych przez taki podmiot. Służy temu zwykle umowa powierzenia przetwarzania danych, w której należy precyzyjnie określić zakres przetwarzania danych osobowych oraz wymagania dotyczące zabezpieczeń. Umowa taka powinna również zawierać klauzule dotyczące ochrony danych, przestrzegania przepisów RODO oraz procedury reagowania na ewentualne naruszenia ochrony danych. Pamiętajmy, że jeśli powierzamy dane osobowe, to należy to robić zgodnie z warunkami określonymi w art. 28 RODO. 

Monitorowanie i audytowanie 

Weryfikacja zapewnienia odpowiedniego bezpieczeństwa powierzonym danym osobowym przez naszego kontrahenta, to proces ciągły. Nie wystarczy, że dokonamy jej przed nawiązaniem współpracy. Podczas współpracy ważne jest prowadzenie regularnego monitorowania działań dostawcy usług oraz audytów bezpieczeństwa danych. W celu sprawdzenia, czy wszystkie wymagania są spełnione. Po zakończeniu działań firmy outsourcingowej należy pamiętać o upewnieniu się, czy nasz kontrahent zgodnie z umową zwrócił lub usunął wszystkie powierzone mu przez nas dane osobowe.  

Podsumowanie 

Outsourcing usług może być skutecznym narzędziem do zwiększenia efektywności operacyjnej firmy. Jednak wymaga to ostrożności i dbałości o ochronę danych osobowych. Przestrzeganie przepisów prawa w tym o ochronie danych osobowych i staranne monitorowanie działań dostawcy usług są kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności z obowiązującymi przepisami. Dlatego każda firma, która decyduje się na outsourcing usług, powinna podejść do tego procesu z należytą uwagą i odpowiednimi środkami ostrożności.