Inspektor Ochrony Danych w Agencji Ochrony Osób i Mienia

Dzielimy się doświadczeniem i wiedzą….

Znamy się na tym co robimy. Znamy, bo lubimy to robić. Pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych w szeregu organizacji sprawia nam codzienną satysfakcję. Pamiętajmy, że nie tylko przytoczona w tytule artykułu Agencja Ochrony Osób i Mienia powinna posiadać Inspektora Ochrony Danych (popularnie IOD). Istotne jest, że Inspektora Ochrony Danych wyznaczyć musi nie tylko administrator danych, ale również podmiot przetwarzający. Może, ale nie musi jak to było w Polsce przez 2018 rokiem. Musi, zawsze, gdy główna działalność obejmuje przetwarzanie danych wrażliwych na dużą skalę lub regularne i systematyczne monitorowanie osób na dużą skalę. Musi też zawsze, IOD-a wyznaczyć  (no może poza sądami w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości). Istotną informacją jest również fakt, że Inspektor Ochrony Danych może być członkiem personelu organizacji lub wykonywać zadania na podstawie umowy o świadczenie usług.

Agencja Ochrony Osób i Mienia jest administratorem i podmiotem przetwarzającym dane…

Wiele firm z branży ochrony osób i mienia długo uważało, że nie mają konieczności wyznaczania Inspektora Ochrony Danych. Ich podejście zmieniło się często w zakresie postępowań przetargowych, gdzie jako jeden z wymogów pojawiało się znajomość zasad ochrony danych osobowych. Niestety, często jest tak, że agencja ochrony wskazuje kontakt do Inspektora Ochrony Danych, ale faktycznie go nie posiada. To błąd i to duży. Brak Inspektora Ochrony Danych może firmę z branży ochrony narazić nie tylko na brak potencjalnych klientów, ale również na przeoczenia, które doprowadzą do naruszeń. Jeśli Państwo regularnie odwiedzają nasze aktualności, to wiedzą czym są naruszenia i do czego mogą doprowadzić. Jeśli nie, to zachęcamy do zapoznania się z artykułem. Zarządzając danymi własnych pracowników, agencja ochrony będzie występować w roli administratora. Prowadząc działania na rzecz klientów, agencja ochrony staje się podmiotem przetwarzającym. Zgodnie z wytycznymi Europejskiej Rady Ochrony Danych jak również Urzędu Ochrony Danych Osobowych prowadząc agencję ochrony odpowiedzialną za monitoring centrów handlowych i miejsc publicznych, taka Agencja musi wyznaczyć Inspektora Ochrony Danych.

Zrozumienie sytuacji przetwarzania danych ułatwia zrozumienie konieczności posiadania IOD…

Chyba najprostszym sposobem wyjaśniającym, dlaczego firmy z branży ochrony powinny mieć Inspektora Ochrony Danych będą przykłady z życia. Administrator – proste, agencja zatrudnia kilkunastu pracowników ochrony na różne obiekty. Zawierając z pracownikami umowy, potrzebuje celem spełnienia obowiązków prawnych (np. ZUS) uzyskać informacje zbierane przez kwestionariusz. Zbierając dane osobowe staje się ich administratorem. Podmiot przetwarzający – również proste. Pracownicy ochrony na posterunkach w biurowcu mają obowiązek legitymować wchodzących interesantów. Zażądał tego klient w umowie. Spisują imię, nazwisko, adres, serię i numer dowodu osobistego. Wykonując takie działania przetwarzają dane. Ostatnio modne staje się monitoring jako forma zabezpieczenia. Agencja monitorując bezpieczeństwo obiektu za pomocą kilku kamer znajdujących się w kluczowych miejscach, nagrywa wszystkich wchodzących, rejestruje ich wizerunki i, co więcej, przechowuje nagrania przez minimum trzy miesiące. Co robi? Przetwarza dane osobowe. Kto będzie czuwał nad tym, aby wszystko odbywało się prawidłowo – oczywiście Inspektor Ochrony Danych.

Inspektor Ochrony Danych na straży zgodności organizacji z branży ochrony…

Tworząc RODO, unijny prawodawca uznał, że samo określenie obowiązków organizacji w zakresie przetwarzania danych osobowych na poziomie aktu prawnego nie jest wystarczające, aby zagwarantować ich wykonanie. W tym celu zaproponowano powołanie Inspektora Ochrony Danych. Jego głównym celem jest wspieranie fachową wiedzą i zapewnienia przestrzegania przez nią zasad RODO oraz innych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Trzeba pamiętać, że nie tylko wiedza fachowa liczy się u Inspektora Ochrony Danych. Europejska Rada Ochrony Danych w swoich wytycznych wskazuje, że IOD powinien posiadać pewne cechy osobiste, takie jak wysoka etyka zawodowa i rzetelne podejście do wykonywanych zadań. Inspektor Ochrony Danych wspiera Twoją agencję ochrony we wszystkich czynnościach związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Pomoże Ci również w prowadzeniu Rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, a także Rejestru kategorii czynności. Ten drugi jest wymagany do prowadzenie przez Twoich klientów. Twoi klienci często w umowach powierzenia zastrzegają sobie wgląd w ten rejestr.

Właściwe stosowanie zasad oraz fizyczne zabezpieczenia przetwarzanych danych…

RODO w branży ochrony wymusza na administratorze, aby przede wszystkim doskonale poruszał się w obszarze swojej działalności. Oczywiście, każdy przedsiębiorca prowadzący agencję ochrony osób i mienia zna się na swojej pracy. Oczywiście, ale jak pojawią się dane osobowe to czy również? Tu właśnie pojawia się Inspektor Ochrony Danych. To IOD jest ogniwem spajającym całość organizacji, tak aby działała zgodnie ze wszystkimi wymaganiami prawnymi. Stosując rozwiązania technologicznej ochrony osób (np. kamery) Musisz stosować odpowiednie zabezpieczenia systemów teleinformatycznych. Inspektor Ochrony Danych pomoże Ci we właściwym podejściu do tematu. Przeprowadzi audyt i wskaże obszary, które trzeba zabezpieczyć. Art. 24 RODO wskazuje, że Musisz wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie odbywało się zgodnie z wymaganiami prawa. Środki te powinny być poddawane przeglądom i uaktualniane. Kto to zrobi jak się na tym nie zna? Profesjonalny Inspektor Ochrony Danych poradzi sobie z tym bez trudu. Mamy jeszcze art. 32 RODO, który przypomina, że należy zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku przetwarzania danych.

Wdrożenie przez agencję ochrony osób i mienia odpowiednich polityk ochrony danych…

Można mnożyć przykłady koniecznych działań przez agencję ochrony. Zgodnie z motywem 74 RODO administrator ma obowiązek wdrożenia odpowiednich i skutecznych środków oraz powinien być w stanie wykazać, że czynności przetwarzania są zgodne RODO oraz że są skuteczne. To kolejne działania, w opracowaniu których pomoże Inspektor Ochrony Danych. Brak fachowca w Twoim zespole może narazić Cię na szereg negatywnych konsekwencji. Chcąc ich uniknąć trzeba go pozyskać. Pozyskując warto wybrać już osobę na stanowiska Inspektora Ochrony Danych. Nie dość, że Będziesz Miał w swoim zespole fachowca, to jeszcze Spełnisz wytyczne Urzędu Ochrony Danych Osobowych w tym zakresie. Pamiętaj przygotowanie dokumentacji RODO w branży ochrony wymaga wiedzy osób ją opracowujących, współpracy pomiędzy komórkami przedsiębiorstwa i przede wszystkim czasu na wdrożenie i przeszkolenie personelu do stosowania opracowanych procedur. Najszybciej pójdzie Ci z tym procesem zatrudniając Inspektora Ochrony Danych znającego Twoją branżę.

Inspektor Ochrony Danych w Agencji Ochrony Osób i Mienia…

Na rynku można znaleźć szereg osób świadczących usługi Inspektora Ochrony Danych. IOD to ważna, specjalistyczna funkcja, która wymaga solidnego przygotowania merytorycznego i doświadczenia; wysokiego poziomu etyki zawodowej oraz dobrej znajomości organizacji. My zachęcamy do wyboru osoby znającej nie tylko zasady ochrony danych osobowych, ale również przepisy obowiązujące w agencjach ochrony. Mam zaszczyt i przyjemność pracować w zespole, który obsługuje kilkanaście agencji ochrony osób i mienia, dlatego też wiem, że można znaleźć osoby z doświadczeniem w tej branży. Szczerze zachęcam wszystkich do zapoznania się z naszą ofertą Inspektora Ochrony Danych i przynajmniej skontaktowania się celem uzyskania więcej informacji. Współpraca z nami w zakresie Inspektora Ochrony Danych pozwala uzyskać przewagę konkurencyjną nad innymi podmiotami z branży ochroniarskiej. Coraz większa grupa kontrahentów zwraca uwagę na to, w jaki sposób potencjalny partner podchodzi do kwestii ochrony danych osobowych. Zakładają oni przez analogię, iż w taki sam sposób traktował będzie powierzone mu do ochrony mienie. W tym i często dane osobowe kontrahenta. Dlatego też nie Czekaj i już dziś Skontaktuj się z nami.