Rejestr umów powyżej 500 zł – obowiązek od 1 lipca 2022r.

BySylwia Ostrowska

rejestr umówRejestr umów – obowiązek zamieszczania w rejestrze danych dla umów o wartości powyżej 500 zł.

Od 1 lipca 2022r. wszystkie jednostki publiczne zobowiązane zostaną do zgłaszania do rejestru Ministerstwa Finansów umów powyżej 500 zł.

Samorządowcy nie rozumieją takiej decyzji mówiąc, że nie ma ona większego sensu, a tylko dołoży im dodatkową pracę. Obowiązek ten może prowadzić do licznych kłopotów z jego zastosowaniem, już od chwili kwalifikowania umów do rejestru z uwzględnieniem przy tym przepisów wynikających z RODO. Wzburzony tym faktem jest także Rzecznik Praw Obywatelskich.

Rejestr umów ma być systemem teleinformatycznym administrowanym przez Ministra Finansów, z rozpoczęciem ich zbierania od 1 lipca br. W wyniku tego, dane w tym rejestrze lokowane powinny być bez zbędnej zwłoki, w czasie nieprzekraczającym 14 dni od daty podpisania umowy. Do bazy mają także zostać dodane wszystkie dane z umów zawartych od 1 stycznia br., czyli od chwili, kiedy ustawa weszła w życie. Podmioty które zobowiązano do tego to m.in.:

  • organy władzy publicznej,
  • administracji rządowej,
  • instytucje ochrony prawa,
  • i wiele innych.

Według ustawy odpowiedzialność za wprowadzenie informacji do rejestru ponosić będą kierownicy w instytucjach sektora finansów publicznych.

Do zamkniętego katalogu informacji, które musimy wprowadzić będą należały:

  • numer umowy- o ile taki nadano,
  • data i miejsce podpisania umowy,
  • czas w jakim będzie obowiązywała umowa,
  • oznaczenie stron umowy,
  • wartość przedmiotu umowy,
  • informacje o źródłach i wysokości współfinansowania zakresu umowy.
Czy wstępna ocena takich umów sprawi kłopot?

Radcy prawni spodziewają się problemów z realizacją wprowadzonego obowiązku już na etapie wstępnego rozpatrzenia umowy. Czy podlega ona wprowadzeniu do rejestru, biorąc pod uwagę również przepisy o ustawie dotyczącej dostępu do informacji publicznej, czyli przepisów, które same w sobie są dalekie od doskonałości.

Niepewność budzi także kwota 500 zł, gdyż nie określono, czy chodzi o kwotę netto czy brutto.

Kolejnym zagadnieniem, które może stworzyć problemy to fakt, że nowe przepisy nie uwzględniają żadnej kategoryzacji umów ujmowanych w rejestrze. W związku z tym nie wiadomo czy w rejestrze trzeba będzie uwzględniać także umowy o pracę.

Dalszym dylematem są przepisy o ochronie danych osobowych (RODO) i momentu, od którego należy brać je pod uwagę. W oparciu o ustawę o finansach publicznych w kontekście prowadzenia rejestru umów nie odsyła do RODO. Tymczasem wprowadzenie do rejestru, danych osobowych podlega RODO. Co powoduje fakt, iż przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznych nie uwzględniają zasad przetwarzania danych osobowych.

Rzecznik Praw Obywatelskich (RPO) wyraził swoją opinię na temat nowych obowiązków.

RPO twierdzi, iż przepisy przewidujące zakres udostępnianych informacji w rejestrze, w tym umów pracowniczych, danych personalnych i kwot wynagrodzenia, mogą budzić
w społeczeństwie obawy przed możliwością naruszenia praw do prywatności pracowników jednostek sektora finansów publicznych.