Zastępca Inspektora Ochrony Danych, kim jest i czy trzeba go zgłaszać do UODO
Kim jest zastępca Inspektora Ochrony Danych
Kim jest zastępca Inspektora Ochrony Danych Zastępca Inspektora Ochrony Danych jest osobą, która pełni obowiązki IOD-a podczas jego nieobecności. Podmiot, który wyznaczył już IOD-a, może wyznaczyć osobę go zastępującą, lecz nie jest to obowiązkowe. Zastępca IOD-a musi posiadać odpowiednie kwalifikacje zawodowe, wiedzę fachową i umiejętności w zakresie ochrony danych osobowych. Taka możliwość weszła w życie 4 maja 2019 roku. Zastępcą IOD może być osoba z organizacji bądź firma zewnętrzna świadcząca takie usługi. Co istotne, status zastępcy inspektora ochrony danych powinien być taki sam, jak status samego IOD. RODO nie nakłada na administratorów obowiązku powoływania zastępców na czas nieobecności Inspektora Ochrony Danych. Mimo to dobrą praktyką byłoby powołanie takiego zastępcy, przede wszystkim ze względu na bezpieczeństwo oraz zachowanie ciągłości procesów, zadań i czynności nadzorczych, za które odpowiedzialny jest Inspektor.
Zgłoszenie zastępcy IOD-a
Administrator, który zdecydował się na wyznaczenie zastępcy jest zobowiązany zgłosić ten fakt w terminie 14 dni do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, od dnia wyznaczenia. Zgłaszając podaje dane (imię i nazwisko), a także adres email i telefon kontaktowy. Administrator powinien udostępnić dane zastępcy niezwłocznie po jego wyznaczeniu, na swojej stronie internetowej, a jeżeli nie prowadzi własnej strony internetowej, w sposób ogólnie dostępny w miejscu prowadzenia.
Kryteria kwalifikacyjne do pełnienia funkcji zastępcy Inspektora Ochrony Danych
„Osoba zastępująca inspektora musi spełniać kryteria kwalifikacyjne wynikające z art. 37 ust. 5 i 6 RODO, czyli analogiczne jak IOD. W związku z wykonywaniem obowiązków inspektora w czasie jego nieobecności do osoby go zastępującej stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące inspektora (art. 11a ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych), a ponadto zgodnie z art. 11a ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych, do wyznaczenia osoby zastępującej inspektora stosuje się art. 10 i art. 11 tej ustawy”. Powołując zastępcę należy brać pod uwagę następujące kryteria:
- kwalifikacje zawodowe,
- wiedzę fachową na temat prawa,
- praktyki z dziedziny ochrony danych osobowych,
- umiejętności wypełnienia zadań, o których mowa w art. 39 RODO.
Kto może zostać zastępcą Inspektora Ochrony Danych
Zastępca inspektora ochrony danych jest zobowiązany spełniać takie same warunki jak inspektor ochrony danych, musi więc:
- musi posiadać odpowiednie kwalifikacje zawodowe, w szczególności wiedzę fachową na temat prawa i praktyki w dziedzinie ochrony danych osobowych;
- dodatkowo w przypadku zadań wykonywanych np. w sądach – umiejętności niezbędne do wykonywania zadań określonych w art. 47 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości;
- nie może być osobą skazaną prawomocnym wyrokiem orzeczonym za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe popełnione z winy umyślnej;
- posiadać pełną zdolność do czynności prawnych;
- musi korzystać z pełni praw publicznych.
Zastępca IOD nie może mieć innego bezpośredniego przełożonego niż osoba z najwyższego kierownictwa Administratora Danych Osobowych. Jego przełożonym nie może być np. inspektor ochrony danych.
Co zapewnia Administrator Zastępcy IOD-a
Administrator wyznaczając zastępcę IOD, powinien zapewnić mu, aby:
- był on właściwie i niezwłocznie włączany we wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych (w szczególności, by uczestniczył w spotkaniach kierownictwa i przy podejmowaniu decyzji dotyczących przetwarzania danych osobowych);
- był on niezależny (zastępca nie może otrzymywać instrukcji dotyczących wykonywania zadań, a także być odwoływany lub karany za wypełnianie swoich zadań np. brakiem awansu, utrudnianiem rozwoju zawodowego),
- podlegał on najwyższemu kierownictwu administratora/podmiotu przetwarzającego;
- miał on wsparcie w wykonywaniu jego zadań wynikających z RODO (w szczególności: określenie wymiaru czasu umożliwiającego mu wykonywanie zadań; wsparcie finansowe, infrastrukturalne, kadrowe; umożliwienie dostępu do innych wydziałów, departamentów organizacji).
Korzyści ze współpracy z zastępcą IOD
Możliwość wyznaczenia stałego zastępcy IOD nie tylko pozwala zapewnić ciągłość wykonywania zadań IOD, ale też, ze względu na to, że osoba taka musi mieć odpowiednie, takie jak IOD przygotowanie merytoryczne – może stanowić realne i ciągłe wsparcie administratora. Co wiąże się oczywiście z nieprzerwaną, przez nieobecność IOD-a, ochroną danych, pracowników oraz klientów. Jeżeli w swojej organizacji potrzebujesz wsparcia osoby pełniącej funkcję Zastępcy Inspektora Ochrony Danych zapraszamy do zapoznania się z naszymi usługami pod linkiem https://inspektorzyodo.pl/ .